ما انسان‌ها موجوداتی اجتماعی هستیم و از همان ابتدا، در قالب گروه‌های مختلف به فعالیت می‌پردازیم. گروه‌هایی مثل خانواده، گروه درسی در مدرسه و دانشگاه و گروه‌های فعالیت‌های فوق برنامه مثل تیم‌های ورزشی. حضور در هر گروهی زمانی اثربخش و تاثیرگذار می‌شود که بتوانیم با دیگران ارتباطی مثبت و مفید بگیریم. ارتباطی که به همکاری، هم‌پوشانی و یادگیری منجر می‌شود. می‌توان گفت محیط کار مهمترین گروه در زندگی هر فرد است. وجود مهارت ارتباطی بالا در کارکنان باعث بالا رفتن بازدهی کل تیم و جریان داشتن اطلاعات بین آنها (یادگیری جمعی) می‌شود. در این مقاله به لزوم برخورداری از مهارت ارتباطی در کسب و کار می‌پردازیم.
مهارت ارتباطی به شما کمک می‌کند منظور دیگران را بهتر بفهمید و منظور خود را بهتر به دیگران بفهمانید. باید دقت داشته باشید که درست بودن حرف شما یا اصطلاحا «زدن حرف حساب» برای اثرگذاری آن کافی نخواهد بود. شما باید مهارت های ارتباطی را به کار بگیرید تا بتوانید دیگران را قانع یا با خود همراه کنید. استفاده از این مهارت ها همچنین باعث بالا رفتن احترام متقابل و اعتماد بین شما و همکاران یا مدیران شرکت خواهد شد.
محتوای این درسنامه
انواع مهارت های ارتباطی
فرقی ندارد کجا هستید یا چه می‌کنید. رعایت نکات زیر در هر گروهی شما را به یکی از اعضای نمونه در زمینه ارتباط با دیگران تبدیل خواهد کرد و تاثیرگذاری حرف‌هایتان را بالاتر می‌برد. این نکات عبارتند از:
گوش دادن فعال
گوش دادن فعال یا Active Listening یعنی گوینده را از توجه و تمرکز تمام و کمالمان به صحبتش مطلع و مطمئن کنیم. یک شنونده فعال جای دیگری را نگاه نمی‌کند، حواسش به چیز دیگری نیست و با تکان دادن سر گوینده را از توجه خود آگاه می‌کند. شنونده فعال همچنین در مواقع مناسب و بدون پریدن وسط حرف گوینده، نظر خود را کاملا محترمانه بیان می‌کند. افرادی که به گوش دادن فعال عادت دارند، جایگاه ویژه‌ای در نگاه همکاران خود پیدا می‌کنند و احترام متقابلی نسبت به صحبت‌های خود از طرف دیگران دریافت خواهند کرد.
تطبیق شیوه ارتباط با مخاطبان
یکی از مهمترین بخش‌های مهارت ارتباطی، توانایی تطبیق پیدا کردن با محیط است. به‌عبارت دیگر هر گروهی شرایط خاص خود را داشته و شیوه ارتباطی مخصوصی برای اثرگذاری در آن مورد نیاز است. برای مثال ممکن است همکاران شما به رسمیت و تشریفات اداری اعتقاد ویژه‌ای داشته باشند. برای ارتباط با این افراد فرستادن ایمیل‌ها و نامه‌های رسمی اثرگذارتر از درخواست‌های رودررو خواهد بود.
برخورد دوستانه
مهربانی، تواضع، صداقت و شفافیت در ارتباط با دیگران، پایه‌های اعتماد را شکل داده و شما را به آنها نزدیک‌تر خواهد کرد. برخورد دوستانه یعنی رعایت یک سری نکات و انجام کارهایی ساده برای انتقال حس خوب به دیگران. برای مثال لبخند زدن در هنگام مکالمه با آنها، ابراز خوشحالی از دستاوردهایشان یا حتی یک احوال‌پرسی ساده، کارهایی هستند که باعث شکل‌گیری رابطه دوستانه خواهند شد.
اعتماد به نفس
دیگران زمانی ایده‌ها و نظرات شما را بیشتر جدی می‌گیرند که در بیان آنها اعتمادبهنفس بالایی داشته باشید. برقراری ارتباط چشمی در زمان‌های لازم با شنونده، صاف ایستادن و صاف نشستن و گفتن نظرات با صدایی رسا و بیانی درست، طرف مقابل را از وجود اعتمادبهنفس در گوینده مطمئن می‌کنند.
انتقادپذیری و ارائه نقد سازنده
در یک فضای ایده‌آل کاری، همه افراد منتقد هم بوده و کاستی‌ها را خیلی محترمانه به هم گوشزد می‌کنند. در طرف مقابل هم شنونده نقد، با ذهنی باز آن را پذیرفته و مورد بررسی قرار می‌دهد. برای رسیدن به چنین ایده‌آلی، همه اعضای یک سازمان وظیفه دارند ظرفیت نقد خود را بالا برده و نقدهای سازنده خود را نسبت به دیگران، بدون ترس و در کمال احترام، به آنها ارائه دهند.
همدلی با دیگران
همدلی به‌معنای احترام به احساسات دیگران و حمایت از آنها در مواقع لازم است. وقتی فضای همدلی در یک سازمان وجود داشته باشد، افراد بهتر با هم متحد خواهند شد و انگیزه بیشتری برای کار تیمی دارند.
مهمترین مهارت های ارتباطی کسب و کارهای موفق
کسب و کارهای موفق از تیم‌هایی تشکیل شده‌اند که به مهارت های ارتباطی تسلط کافی دارند. در این کسب‌وکارها از مدیر تا کارکنان، همه به فکر توانمندسازی یکدیگر و تبادل تجربه برای یادگیری جمعی هستند. از مهمترین مهارت های ارتباطی کسب و کارهای موفق می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
صداقت و شفافیت
اعتماد به نفس در بیان نظرات
نقدپذیری
تاکید به تیم بودن با کارهایی مثل ناهار دسته‌جمعی
نبود نگاه بالا به پایین
چگونه مهارت های ارتباطی خود را توسعه دهیم
تا اینجا فهمیدیم که مهارت ارتباطی برای موفقیت در کسب و کار چقدر مهم است. حالا به چگونگی تسلط بر تکنیک های مهارت های ارتباطی می‌پردازیم:
از یک دوست یا همکار انتقاد سازنده بخواهید: شما به‌عنوان یک انسان بالغ، حتی اگر هنوز وارد محیط کاری نشده باشید، تا به امروز ارتباطات زیادی را در محیط‌های مختلفی تجربه کرده‌اید. نظرات اطرافیان در مورد شیوه‌های ارتباطی شما و اثراتی که روی دیگران می‌گذارند به شما کمک می‌کند جایگاه فعلی خود را بفهمید و نقاطی را که جای کار دارند بهتر پیدا کنید.
تکنیک های ارتباطی را تمرین کنید: مواردی که بالاتر در بخش «انواع مهارت های ارتباطی» به آنها اشاره کردیم، با تمرین و تکرار درونی خواهند شد. برای تمرین می‌توانید از اطرافیان خود شروع کرده یا یک فرد موفق در زمینه مهارت ارتباطی را الگو قرار دهید.
از کلاس های آموزش مهارت ارتباطی استفاده کنید: در حال حاضر منابع پرشماری برای یادگیری مهارت های ارتباطی در دسترس است. در این زمینه کتاب‌های زیادی نوشته شده است و دوره‌های حضوری، آنلاین و آفلاین مختلفی هم وجود دارد.
از تمام موقعیت‌ها برای تمرین مهارت های ارتباطی استفاده کنید: بهترین و تاثیرگذارترین تمرین برای مهارت ارتباطی، حضور در فعالیت‌های گروهی مختلف و تلاش برای برقراری ارتباط موثر در قالب آنها است.
تکنیک های برقراری ارتباط موثر در محل کار
ارتباط در محل کار یکی از کلیدهای موفقیت است که هم تیم از آن نفع می‌برد و هم خود فرد. وقتی ارتباط محترمانه و فعالی بین تمام کارکنان (حتی مدیران) برقرار باشد، افراد می‌توانند با نقد سازنده به توسعه فردی یکدیگر کمک کنند و هماهنگی بیشتری در انجام کارها داشته باشند. در چنین شرایطی تعارض به حداقل رسیده و اتحاد به بالاترین سطح می‌رسد. برای رسیدن به ارتباط موثر در محل کار هر فرد باید نکات زیر را در نظر بگیرد:
واضح و مختصر حرف بزنید: صحبت‌های شما باید در کوتاه‌ترین زمان ممکن، پیام مورد نظرتان را به‌طرف مقابل منتقل کنند. طولانی بودن صحبت و بیان جزئیات کم یا بی‌اهمیت، حوصله شنونده را سر برده و گاهی باعث پرت شدن حواس او می‌شود. صحبت‌های شما همچنین باید واضح و روشن باشد. یعنی از بیان جملات دوپهلو، استفاده از کلمات تخصصی خارج از تخصص شنونده و استفاده بی‌رویه از کلمات غیرفارسی پرهیز کنید.
همدلی را تمرین کنید: ابراز همدردی با دیگران و شریک شدن در شادی آنها، این پیام را منتقل می‌کند که «شما به‌عنوان همکار برای من مهم هستید و احساسات و عواطف شما هم برای من مهم است». اگر در یک مجموعه، همه‌ی افراد این احساس را به هم منتقل کنند، همدلی و اتحاد شکل خواهد گرفت. پس برای درک احساسات، نظرات و اهداف دیگران تحت هر شرایطی تمرین کنید تا به عادت تبدیل شود.
خود را نشان دهید: تواضع برای برقراری ارتباط دوستانه با دیگران مورد نیاز است؛ اما گاهی لازم است قدم جلو گذاشته و ایده خود را با اعتمادبهنفس بالایی ارائه کنید. پافشاری کردن روی یک نکته که به درستی آن ایمان دارید و اثبات حرف خود از روش‌های منطقی و با نهایت احترام، شما را در نظر دیگران به یک انسان قابل اتکا تبدیل خواهد کرد.
آرام و باثبات باشید: تعارض و مخالفت در هر نوع ارتباطی بین انسان‌ها اتفاق می‌افتد. کسی به موفقیت در برقراری و حفظ ارتباط برسد که توانایی کنترل احساسات خود را در زمان مکالمه با دیگران داشته باشد. خشم و عصبانیت.
چه مهارت هایی ما را در شغلمان موفق می کند؟
تمام نکات و مهارت‌هایی که گفتیم، به ایجاد یک ارتباط بهتر در محل کار کمک خواهند کرد. اما برای کسی که وارد یک کسب و کار تازه می‌شود، چه مهارت‌هایی کلیدی به‌حساب می‌آیند. این سوال دو نوع جواب متفاوت دارد:
برای مدیران بلندپایه: هیچ سازمان یا تیمی، بدون برخورداری از یک رهبر توانا نمی‌تواند به اهداف خود برسد. مدیر یا مدیران بلندپایه کسانی هستند که تصمیمات استراتژیک شرکت را گرفته و جهت‌گیری‌های کلی را تعیین می‌کند. مدیران به دو دلیل به مهارت ارتباطی نیاز دارند: اول اینکه شما برای سپردن کارها به افراد، قبل از همه‌چیز باید با آنها ارتباط برقرار کنید و انگیزه آنها برای انجام آن وظیفه، تا حدود زیادی به کیفیت ارتباط گرفتن شما بستگی خواهد داشت. دلیل دوم هم این است که مدیران بسیاری از اوقات در نقش الگوی کارکنان ظاهر می‌شوند و می‌توانند از این طریق مهارتهای ارتباطی لازم را به آنها بیاموزند. برای رسیدن به این اهداف مدیر باید متواضع، خوش‌برخورد و نقدپذیر باشد و از ماندن در اتاق خود برای زمان‌های طولانی خودداری کند.
برای کارکنان: کارکنان معمولا در قالب تیم‌های پروژه‌ای یا وظیفه‌ای به فعالیت می‌پردازند. برقراری ارتباط موثر بین اعضای هر تیم و اعضای تیم‌ها با یکدیگر، باعث ایجاد یک فضای دوستانه و یکپارچگی در انجام کارها می‌شود. کارکنان باید از یکدیگر در مواقع لازم حمایت کرده و به عقاید، احساسات و نظرات یکدیگر احترام بگذارند. آنها همچنین نباید از نقدپذیری و انتقاد سازنده از دیگران غافل باشند.
نقشه راه مهارت های ارتباطی
برای رسیدن به اهدافی که گفتیم، مطالعه و تمرین و تکرار مهارت های ارتباطی لازم است. شما باید ابتدا بفهمید که در چه سطحی از مهارت ارتباطی هستید و سپس شروع به بهبود آن کنید. بهترین تمرین برای تقویت مهارت ارتباطی، شرکت در فعالیت‌های گروهی تا حد ممکن است. یعنی از هر فرصتی برای قرار گرفتن در یک گروه هدف‌دار و تمرین ارتباط موثر با دیگران استفاده کنید. مطالعه کتاب و شرکت در دوره‌های آموزشی مختلف هم می‌تواند به شما کمک کند.
مهارت ارتباطی بالا، کلید موفقیت در هر جمع و گروهی است. با برخورداری از مهارت ارتباطی، هر فردی می‌تواند هم به پیشرفت خود و هم به پیشرفت تیم کمک کند. مهارت های ارتباطی اعتماد و احترام را بین طرفین بالا برده و آنها را به دوستی با هم نزدیک‌تر می‌کنند. بدیهی است که در یک فضای دوستانه، همکاری و اتحاد بهتر اتفاق می‌افتد. پس مدیران و کارکنان هر کسب‌وکاری، موظفند این فضا را با بهبود بخشیدن مهارتهای ارتباطی خود ایجاد کنند. برای بهبود مهارت ارتباطی منابع پرشماری، از کتاب گرفته تا دوره آنلاین وجود دارد. شما می‌توانید با توجه به نیازتان، از این منابع استفاده کنید.
ورود و ثبت نام
دیدگاهتان را بنویسید
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.