حسابداری یکی از مهارت‌هایی است که هر کسب‌وکاری به آن نیاز دارد. کسب‌وکارهای بزرگ واحدی را به‌صورت اختصاصی به حسابداری می‌دهند و از ابزارهای مختلفی برای تهیۀ صورت‌های مالی و تدوین گزارش‌های حسابداری استفاده می‌کنند. از میان این ابزارها، اِکسِل گسترده‌ترین کاربرد را در جهان دارد. در این مقاله، کاربرد اکسل در حسابداری بررسی می‌کنیم.

اکسل و حسابداری

اکسل یکی از نرم‌افزارهای مجموعۀ آفیس مایکروسافت است. قابلیت‌های این نرم‌افزار در انجام محاسبه‌های مالی موجب شده است که نظر افراد مختلف، به‌ویژه نظر حسابدارهای حرفه‌ای را به خود جلب کند. این نرم‌افزار در سراسر جهان برای کاربردهای مرتبط با حسابداری استفاده می‌شود. با کمک این نرم‌افزار می‌توان مقدار زیادی از داده‌ها را تحلیل کرد یا با داده‌های دیگر ترکیب نمود. این نرم‌افزار برای انجام فرایندهایی مانند بودجه‌بندی و تنظیم بیانیۀ مالی و ساخت برگه‌های تراز مالی برنامه‌ریزی شده است.

کاربرد اکسل در حسابداری

1. بودجه‌بندی و تنظیم بیانیۀ مالی: اکسل برای کاربرانش این امکان را فراهم کرده است که برای انواع برنامه‌های مالی و بیانیه‌های مالی کسب‌وکار، به قالب‌های آماده دسترسی داشته باشند. این قالب‌ها مبنای علمی دارند و برای فرایندهایی مانند جریان نقدی و سود و زیان طراحی شده‌اند. کاربران هم‌چنین می‌توانند قالب‌های پیشرفته‌تر و با جزئیاتِ بیش‌تر را از سِروِر مایکروسافت دریافت کنند.
2. صفحه‌های گسترده: صفحه‌های گسترده برای ثبت و تجزیه‌‌وتحلیل اطلاعات مالی بسیار مناسب‌اند؛ زیرا با این صفحه‌ها می‌توان داده‌ها را به‌صورت جدولی و با ترکیب دو روش خطی و تجمعی تحلیل کرد. داده‌هایی که در صفحه‌ای گسترده ثبت‌ شده‌اند، به‌راحتی در هر جایی قابل استفاده و ادغام خواهند بود. هم‌چنین اکسل برای کاربران شرایطی را فراهم کرده است که بتوانند هر گونه عملیاتی را روی داده‌ها انجام دهند. علاوه بر این، کاربران می‌توانند با استفاده از داده‌هایی که در جدول‌ها وجود دارد، نمودار رسم کنند. این کاربرد اکسل در حسابداری باعث می‌شود حسابدارها بتوانند داده‌ها را با روش‌های مختلفی بررسی کنند.
3. واردکردن داده‌های خارجی: می‌توانید داده را از راه‌های مختلفی به اکسل وارد کنید. حسابدارها داده‌های جمع‌آوری‌شده از منابع مختلفی مانند بانک و انبارداری را وارد و آن‌ها را با هم ترکیب می‌کنند.
4. ادغام‌کردن: اکسل با نرم‌افزارهای مختلفی ادغام می‌شود و حسابدارها را از انتقال اطلاعات بین نرم‌افزارهای مختلف بی‌نیاز می‌کند.

چگونگیِ تهیۀ گزارش حسابداری و استفاده از نرم‌افزار اکسل

برای تهیۀ گزارش حسابداری در اکسل، لازم است که ابتدا فرمت سلول‌ها را بشناسید. با راست‌کلیک روی یک یا چند سلول در اکسل، پنجرۀ Format Cells پیشِ رویتان باز خواهد شد. در این پنجره، می‌توانید مشخص کنید عددی که در سلول قرار می‌گیرد از چه جنسی است.

سپس می‌توانید از زبانۀ Data روی آیکون مرتب‌سازی کلیک کنید و نام سطرها را به‌صورت صعودی یا نزولی مرتب سازید.

یکی از ابزارهای دیگری که در زبانۀ Data وجود دارد، حذف سطرهای یکسان است.

هم‌چنین با استفاده از گزینۀ Filter می‌توانید به‌صورت گزینشی، داده‌هایی را از جدول به نمایش دربیاورید که دارای شرط خاصی هستند.

ساخت جدول محوری

جدول محوری (Pivot Table) یکی از قابلیت‌های اکسل است که داده‌ها را ذخیره و دسته‌بندی می‌کند. ساختن این جدول‌ها و کار با آن‌ها با استفاده از زبانۀ Insert ممکن خواهد بود. پس از ساختنِ یک جدولِ محوری و واردکردن داده‌ها در آن، می‌توانید تعدادی از فیلدها را به‌طور مشخص برای درج در گزارش انتخاب کنید.

چرا بهتر است برای حسابداری از اکسل استفاده کنیم؟

·        اکسل امتحانش را پس داده است

اکسل اولین بار در سال ۱۹۸۵ به بازار عرضه شد. این محصول خیلی سریع جایگاهش را در میان مدیران کسب‌‌وکار و حسابداران پیدا کرد و در صنایع مختلف به کار گرفته شد. یکی از دلایل محبوبیت اکسل، به‌روزشدن آن همگام با تغییرها و پیشرفت‌های فناوری در دنیا است. در حال حاضر، این نرم‌افزار به‌صورت گسترده در جهان استفاده می‌شود و این یعنی توانسته است نیازهای کسب‌وکارهای مختلف در زمینه‌های کاری متفاوت را برطرف کند.

·        اکسل تحلیل‌های پیچیده را برایتان ممکن می‌کند

اکسل به شما اجازه می‌دهد مقدار زیادی از داده را در قالب جدول‌ها و آرایه‌ها تحلیل کنید. با کمک این نرم‌افزار می‌توانید داده‌ها را از چند منبع وارد کنید و با سرعت و دقت بالایی، آن‌ها را ادغام و تحلیل نمایید. این ویژگی، نرم‌افزار اکسل را به یکی از بهترین نرم‌افزارها برای انجام فعالیت‌های حسابداری تبدیل کرده است.

·        مهارت در اکسل به آیندۀ شغلی‌تان کمک می‌کند

اکسل یکی از نرم‌افزارهایی است که برای همۀ کسب‌وکارها کاربرد دارد. اگر به کار با این نرم‌افزار تسلط پیدا کنید، می‌توانید رزومۀ قوی‌تری داشته باشید و در نقش‌های مدیریتی بهتر عمل کنید. هر قدر تسلطتان بیش‌تر باشد، به عضو ارزشمندتری برای سازمان تبدیل خواهید شد.

·        منابع پرشماری برای یادگیری اکسل وجود دارد

اگر همین الان تصمیم بگیرید که کار با اکسل را بیاموزید، گزینه‌های بسیاری برای یادگیری وجود خواهد داشت؛ از کتاب‌های الکترونیک گرفته تا دوره‌های آنلاین آموزش اکسل.

توابع مهم حسابداری در اکسل کدام‌اند؟

اکسل توابع مختلفی را برای انجام محاسبات دارد. علاوه بر این، در اکسل می‌توانید فرمول‌های موردنظرتان را به‌صورت تابع یا ماکرو تعریف کنید. کاربرد اکسل در حسابداری با کمک توابع زیر ممکن می‌شود.

• SUM: ساده‌ترین تابع محاسباتی اکسل در حسابداری است. این تابع مقدار دو یا چند سلول را با هم جمع و نتیجه را در سلول موردنظر ذخیره می‌کند.
• SUMIF: اگر شرطی مشخص بین دو یا چند سلول برقرار باشد، این تابع مقدار آن‌ها را با هم جمع می‌کند.
• VLOOKUP: این تابع مقداری را در یک ستون جست‌وجو می‌کند و مقدار متناظر با آن را در همان ردیف پیدا می‌کند. حرف V به ابتدای کلمۀ Vertical اشاره دارد؛ چون این تابع به‌صورت عمودی جست‌وجو می‌کند.
• HLOOKUP: این تابع مقداری را در یک ردیف جست‌وجو می‌کند و مقدار متناظر با آن را در همان ستون پیدا می‌کند. حرف H به ابتدای کلمۀ Horizontal اشاره دارد؛ چون این تابع به‌صورت افقی جست‌وجو می‌کند.

کتاب‌های مرتبط با کاربرد اکسل در حسابداری

کلید حسابداری در Excel

این کتاب را حمیدرضا خداپرست برای علاقه‌مندان به حسابداری نوشته است. در این کتاب شیوۀ تعریف‌کردن انواع تابع‌های مالی و تهیۀ صورت‌های مالی به‌همراه روش رسم نمودارهای مختلف به شما آموزش داده می‌شوند. علاوه بر این با خواندن این کتاب می‌توانید شیوۀ استفاده از تابع‌های عمومی و معنی پیغام‌های خطا را یاد بگیرید.

اکسل کاربردی و مدیریت با اکسل

این کتاب کاربردهای اکسل را در مدیریت و توسعۀ کسب‌وکار آموزش می‌دهد و حسابداری هم جزو همین کاربردها است. با خواندن این کتاب یاد می‌گیرید که چه‌طور از اکسل برای ساخت انواع صورت و تراز مالی استفاده کنید و توابع مختلف را به کار بگیرید.