هر استارتاپی باید اطلاعات مربوط به به برآوردهای مالی‌اش را به بانک‌ها، سرمایه‌گذارها یا وام‌دهنده‌ها ارائه دهد تا در ازای آن پول دریافت کند. ‌‌حسابداری در استارتاپ کمک می‌کند تا طرح تجاری استارتاپ خود را تهیه کنید. این طرح شامل هزینۀ تخمینی ماهانه و پیش‌بینی‌های اقتصادی و نرخ پیش‌بینی‌شدۀ رشد استارتاپ می‌شود.

چرا ‌‌حسابداری در استارتاپ‌ها مهم است؟

اگر استارتاپ خود را راه‌اندازی کرده‌اید یا قرار است که این کار را بکنید، هدف اصلی‌تان به‌عنوان آغازگر استارتاپ، فروش کالا و خدمات است؛ اما اگر اطلاعات پرداخت‌ها را ثبت نکرده باشید، چه‌طور متوجه می‌شوید که مشتریان چه زمانی پرداخت را انجام داده‌اند؟

به‌طور کلی، ‌‌حسابداری در استارتاپ به کارآفرینان کمک می‌کند که در کسب‌وکار، تصویر واضحی از میزان موفقیتشان داشته باشند. شرکت‌های نوپا باید فهرست دقیقی از همۀ معامله‌های مالی‌شان فراهم کنند. انجام این کار برای مسائل مالیاتی و قانونی ضروری است؛ چون اگر فهرست دقیقی از هزینه‌هایتان نداشته باشید، نمی‌توانید مقررات مالیاتی خود را در پایان سال محاسبه کنید.

هم‌چنین هر تماسِ بانک می‌تواند شما را مضطرب کند و خبر بدی مانند برداشت بیش‌ازحد از حسابتان را دریافت کنید؛ بنابراین وجود سیستم ‌‌حسابداری جامع بسیار اهمیت دارد. ‌‌حسابداری مناسب به شما کمک می‌کند که منظم باشید و حدود سودآوری را تعیین کنید و در وقت و هزینه‌ها صرفه‌جویی کنید.

البته قبل از شروع هر کسب‌وکار و تجارتی، باید از انجام چند کار مطمئن شوید:

1. ساختار و قواعد تجارت خود را تعیین کنید.
2. برای تجارتتان حساب بانکی جداگانه باز کنید.
3. بر اساس نوع تجارت و استارتاپ، نرم‌افزاری ‌‌حسابداری پیدا کنید که با آن راحت باشید.
4. برای تجارتتان ‌حتماً سیستم دفترداری ایجاد کنید.

پس از انجام این کارها، شما آمادۀ شروع مدیریت معاملات مالی برای راه‌اندازی استارتاپ و تجارتتان هستید.

چه‌طور می‌توان سیستم ‌‌حسابداری جامعی را برای استارتاپ ایجاد کرد؟

ابتدا برنامه و آیندۀ راه را برای مسیر استارتاپ خود طراحی کنید. طرح کسب‌وکار و چگونگی تجارتتانْ اهداف و راه دستیابی به آن اهداف را به‌طور خلاصه توصیف می‌کند. طرح ‌‌حسابداری کسب‌وکار نوپا به کارآفرین‌ها و استارتاپ‌ها کمک می‌کند تا در جهت رشد و توسعه حرکت کنند.

انواع سیستم‌های ‌‌حسابداری

‌‌حسابداری مالی: در این شکل از ‌‌حسابداری، مجموعۀ معاملات مالی و عمل‌کردهای کسب‌وکار در دورۀ زمانیِ مشخص بررسی می‌شود و در گزارش‌نامه‌ها و اظهارنامه‌های مالی خلاصه می‌گردد. این گزارش‌نامه‌ها به‌صورت P&L، ‌صورت‌حسابهای درآمد، صورت جریان‌های انتقال پول یا ترازنامه‌ها ارائه می‌شود.

در کسب‌وکارهای بزرگ‌تر، این سندها را معمولاً تنظیم‌کنندۀ خارجی کنترل می‌کند و معیاری برای عمل‌کرد شرکتتان تلقی می‌شود. در استارتاپ‌ها، این گزارش‌نامه‌‌ها با سهام‌داران خارج از شرکت مانند سرمایه‌گذارها و مؤسسه‌های مالی هم به اشتراک گذاشته می‌شوند.

‌‌حسابداری مدیریتی: این سیستمِ حسابداری با استفاده از همان فرایندهای ‌‌حسابداری مالی، اطلاعات مالی‌ را ثبت می‌کند؛ اما این اطلاعات برای مدیر کسب‌وکار و سهام‌دارانِ داخلیِ شرکت در نظر گرفته شده‌ است. آن‌ها از این اطلاعات استفاده می‌کنند تا برای رسیدن به اهداف کسب‌وکارشان آگاهانه تصمیم‌ بگیرند و استراتژی درستی را انتخاب کنند.

‌‌حسابداری مالیاتی: این سیستمِ ‌‌حسابداری درگاه‌های ورودی و خروجی مالی کسب‌وکار را شناسایی و تأثیر آن‌ها بر بار مالیاتی‌تان را بررسی می‌کند. خدمات درآمد داخلی (IRS) هم ‌‌حسابداری مالیاتی را تنظیم می‌کند.

‌‌حسابداری هزینه: این سیستم ‌‌حسابداری، اطلاعات مالی مربوط به هزینه‌های تولید و فروش خدمات و محصولات را ثبت می‌کند. شرکت‌های نوپا از این اطلاعات برای بودجه‌بندی و پیش‌بینی و تحلیل عمل‌کرد تجاری‌شان استفاده می‌کنند.

دو شیوۀ کلی برای ‌‌حسابداری تعریف شده‌ است که به‌طور خلاصه آن‌ها را بیان می‌کنیم:

‌‌حسابداری مبتنی بر تعهد: این روش ‌‌حسابداری، درآمد و هزینه را زمانی که معاملات انجام می‌شوند و بدون توجه به تغییر صاحبان کسب‌وکار‌ و سرمایه‌ها ثبت می‌کند. این روش با درنظرگرفتن حسابهای پیش‌بینی‌شدۀ درآمد و هزینه، تصویر دقیقی را از سلامت مالی شرکت‌های تازه‌ تأسیس فراهم می‌کند. هم‌چنین تصمیم‌گیری‌های استراتژیک را امکان‌پذیر می‌سازد و مقیاس‌های تجارتتان را آماده می‌کند.

‌‌حسابداری مبتنی بر وجه نقد: این روش ‌‌حسابداریِ مبتنی بر نقدینگی، شناخت سریع‌تری از درآمد و هزینه ایجاد می‌کند. این کار با ثبت یک‌بارۀ مبادلۀ وجه برای هر معامله انجام می‌شود. اگرچه این روش می‌تواند ساده‌تر باشد و تصویر دقیقی از میزان وجه نقد ارائه دهد، اما برای نمایش دقیق سلامت و رشد تجارت شما کار را سخت می‌کند.

برای شکل‌دادن به ‌‌حسابداری در استارتاپ، باید به سوابق مالی توجه کنید. سوابق مالی برای تعیین این‌که چه چیزهایی را برای چه مدتی نگه‌ دارید، نیاز است. سوابق مالی به شما کمک می‌کند تا منابع درآمدتان را شناسایی و هزینه‌ها را پی‌گیری کنید، پیشرفت‌های کاری‌تان را کنترل نمایید، ‌صورت‌حسابها و اظهارنامه‌های مالیاتی را فراهم آورید و برای موارد گزارش‌شده در اظهارنامه‌های مالیاتی، ‌به‌عنوان پشتیبان عمل کنید.

بیش‌ترِ استارتاپ‌ها برای حسابداری کسب‌وکارشان، باید حداقل 3 سال از سوابق مالی‌شان را نگه دارند. اگرچه شرکت‌های خصوصی معمولاً از ارائۀ ‌حسابرسی معاف‌اند، اما برای شرکت‌های نوپا ممکن است مسائلی پیش بیاید که به سوابق مالی نیاز داشته باشند؛ مانند تهیۀ وام بانکی یا سایر فعالیت‌های مربوط به جمع‌آوری سرمایه.

برای این‌که مطمئن شوید شرکتتان برای ‌حسابرسی مالی به‌خوبی آماده شده‌ است، باید این سندهای پشتیبان را در اختیار داشته باشید:

ـ رسیدهای فروش

ـ اظهارات مربوط به حساب بانکی

ـ رسید و ‌صورت‌حسابهای کارت اعتباری

ـ گواهی فیش پرداخت EFT یا چک لغوشده

‌ـ صورت‌حسابهای پرداخت‌شده

ـ صورت‌های مالی از ‌حسابدارتان

ـ آخرین اظهارنامۀ مالیاتی و اظهارات نهایی املاک و مستغلات

نقش ویژۀ نرم‌افزارهای ‌‌حسابداری در استارتاپ‌‌ها

امروزه برای ‌‌حسابداریِ کسب‌وکار‌های نوپا، داشتن نرم‌افزار ‌‌حسابداری مناسب الزامی است. از مزیت‌های مهم‌ نرم‌افزار ‌‌حسابداری، سرعت و دقتِ بیش‌تر است. هم‌چنین چون اطلاعات را به‌همراه زمان دقیقشان آماده می‌کند، سبب ساده‌شدن معاملات تجاری می‌شود.

نرم‌افزار ‌‌حسابداری به شما این امکان را می‌دهد که درآمد و هزینه‌هایتان را ردیابی کنید و آمار لحظه‌ای کسب‌وکار‌ را به‌صورت فایل‌بندی‌شده، با مشخصاتِ کاملِ معامله یا تراکنش در اختیار داشته باشید.

چالش‌های ‌‌حسابداری در استارتاپ‌ها

رسیدگی به جریان مالی گردش پول

رسیدگی به جریان مالی گردش پول می‌تواند بزرگ‌‌ترین چالشی باشد که هر کسب‌وکار‌ نوپا در ماه‌های اول با آن مواجه می‌شود. مدیریت پولی که به صندوق تجاری شما وارد یا از آن خارج می‌شود، در ابتدای کار، بسیار سخت خواهد بود.

به خاطر داشته باشید که در اغلبِ موارد، حدود ۶ ماه تا ۲ سال طول می‌کشد تا شرکت‌ها در کسب‌وکار‌شان سود کنند؛ بنابراین هیچ راهی به‌غیر از صبر و حوصله و کنترل جریان نقدینگی و مشاهدۀ رشد تدریجی وجود ندارد. ‌حسابدار خبره در این مدت اطلاعات لازم را جمع‌آوری می‌کند تا بتواند کارها را بهتر مدیریت کند.

ادغام حسابها

راه‌اندازان استارتاپ‌ها ممکن است حسابهای بانکی شخصی و کاری خود را ادغام کنند. این امر اشتباه رایجی است که در طولانی‌مدت آن‌ها را به مشکلات مالیاتی و موارد مشابه آن دچار می‌کند. هیچ‌ وقت حسابهای شخصی و شغلی‌تان را ادغام نکنید؛ چون اگر کسب‌وکارتان را بازرسی کنند، این مسئله به کابوستان بدل خواهد شد.

رسیدگی به فاکتورها

این کار مستلزم تهیۀ جزئیات اطلاعات پرداخت و درخواست آن از مشتریان است؛ به همین خاطر می‌تواند کاری خسته‌کننده باشد. هم‌چنین شما باید رسید تمام حسابهایتان را به‌طور مرتب بررسی کنید تا از انجام پرداخت‌ها مطمئن شوید. البته امروزه نرم‌افزارها و شرکت‌های ‌‌حسابداری آنلاین این مشکل را حل کرده‌اند.

نکاتی برای ‌‌حسابداری کسب‌وکار‌ نوپا

‌حتماً به قوانین تسلط کامل داشته باشید. باید بدانید که چه زمانی برای پرداخت مالیات و ثبت آن تعیین می‌شود. چه اطلاعاتی برای ثبت درآمد و هزینه‌ها لازم است و چه مدتی باید فاکتورها ذخیره شوند.

همیشه مراقب مشتریانی باشید که در پرداخت‌هایشان ‌تأخیر دارند. هیچ مشکلی به‌اندازۀ مشتریان نامنظم به مدیریت جریان پولی‌تان آسیب نمی‌زند. ‌حتماً ارسال فاکتور را الزامی کنید. می‌توانید برای مشتریانی که به‌موقع پرداخت می کنند، طرح تخفیفی یا تشویقی قرار دهید.

برای مشتریانی که ‌تأخیر دارند، یادآوری‌های ملایم بفرستید و سعی کنید از علت ‌تأخیرشان آگاه شوید. اگر هم بعضی مشتریان توان پرداخت به‌موقع را ندارند، برایشان برنامۀ پرداختی تهیه کنید. این کار به‌نفع دو طرف است.

در ‌‌حسابداری کسب‌وکار‌ نوپا همیشه به بهترین‌ها امیدوار باشید و برای بد‌ترین‌ها آماده شوید. مدیریتِ ضعیفِ جریان نقدینگی، عامل شکست 82 درصد از استارتاپ‌‌ها است. حداقل برای نیازهای مالیِ ۳ ماه بعدتان پس‌انداز داشته باشید. این پس‌انداز  هرچه بیش‌تر باشد بهتر است. به‌علاوه، اگر حسابتان را خالی کنید، ممکن است فرصت‌های عالی سرمایه‌گذاری را هم از دست بدهید.

معرفی کتابی مرتبط

کتاب نوپای ناب (The Lean Startup) از اریک ریس، برای توسعۀ محصول، رویکردی ارائه می‌کند که هدررفت منابع را به حداقل می‌رساند. در این کتاب پنج اصل ضروری معرفی شده است:

1. کارآفرینان همه‌جا هستند
2. کارآفرینی یعنی مدیریت
3. یادگیری معتبر
4. بساز و بسنج و بیاموز ‌‌
5. حسابداری نوآورانه

با این کتاب می‌آموزید که چه‌طور با حداقل منابع، در بازار نیازسنجی کنید و با کم‌ترین بودجه آن را عملی سازید.