منتورها و اساتید
انواع روش های برنامه ریزی تیمی

انواع روش‌های برنامه‌ریزی تیمی را بشناسید

انواع روش های برنامه ریزی تیمی

برنامه‎ریزی تیمی زمانی شکل می‎گیرد که اعضای تیم برای بحث در مورد اهداف مختلف تیم یا سازمان گرد هم می‎آیند و یک برنامه استراتژیک برای ۶ تا ۱۲ ماه آینده تدوین می‎کنند. این برنامه‎ریزی‌ها ممکن است بازه‌ای ۵ ساله را هم در بر بگیرد، اما برنامه‌های ۶ تا ۱۲ ماهه، محبوبیت‌ بیشتری دارند.

مهم نیست برای یک یا چند تیم، برنامه‏ریزی می‌کنید، اما باید به این نکته توجه داشته باشید که یک برنامه‎ریز، باید در دسترس بودن و برنامه کاری درون تیم‌ها را تعیین کند. مهارت‎های هر یک از اعضای تیم و مدت زمان انجام کار نیز بسیار مهم هستند. روش‌های برنامه‌ریزی تیمی مختلف و متنوع هستند که در ادامه این مطلب به آن‌ها خواهیم پرداخت.

برنامه‌ریزی یعنی چه؟

پیش از آن‌که به روش‌های برنامه‌ریزی تیمی بپردازیم، بهتر است ببینیم برنامه‌ریزی در سازمان چه مفهومی دارد.

برنامه‌ریزی، یکی از مهم‌ترین و اساسی‌ترین پایه‌های مدیریت یک سازمان است که کمک می‌کند تا زمان حال سازمان به آینده آن پیوند بخورد. بدون برنامه‌ریزی، هیچ هدفی را نمی‌توان دنبال کرد و هرچه تعداد افراد یک تیم بیشتر باشند، اهمیت وجود برنامه‌ریزی تیمی هم بیشتر می‌شود. در واقع، برنامه‌ریزی درست مثل نقشه گنج عمل می‌کند. هدف درست را انتخاب می‎کنید و پس از آن به سراغ مسیر، راه، وسیله یا روش مناسب می‌روید تا به اهداف‌تان دست پیدا کنید.

آشنایی با مولفه‌های برنامه‌ریزی

مولفه‌های برنامه‌ریزی تیمی شامل اهداف، سیاست‌ها، رویه‌ها، بودجه، برنامه و استراتژی است که هر کدام از این موارد را به اختصار توضیح می‌دهیم.

اهداف

به موقعیتی اشاره می‌کند که یک سازمان مایل به دستیابی به آن است. آن‌ها نتایج نهایی کسب‌وکار هستند و به عنوان تارگت هم مشخص می‌شوند. تعیین اهداف، نقطه شروع برنامه‌ریزی و سایر عملکردهای مدیریتی کسب‌وکار است.

هر تجارت، اهداف مختلفی دارد که ممکن است به لحاظ دامنه‌اش، فردی یا جمعی، عام یا خاص و از نظر محدوده زمانی، بلند مدت یا کوتاه مدت باشد. اهداف باید توسط تیم مدیریت به طور موثر و دقیق با در نظر گرفتن رسالت و ارزش‌های کسب‌و‎کار تعیین شوند.

سیاست‌

سیاست‎ها جز کلیدی یک برنامه موفق هستند که اساسا تصمیم‌گیری شرکت‌های تجاری را هدایت می‎کنتد. آن‎ها محدوده‎ای را برای هر تصمیم‌گیری تعیین کرده و فرایند رهبری را برای هر کدام از عملیات سازمان مدیریت می‌کنند. سیاست‎ها برای فعالیت‌های مختلفی مانند تولید، فروش، منابع انسانی و… توسط مدیران تدوین می‌شوند.

رویه‌

رویه‌ها، دستورالعمل‌هایی هستند که اقدامات مدیران و کارکنان یک سازمان را هدایت می‌کنند. آن‏ها روش انجام کارها را نشان می‎دهند. رویه‌ها شامل روش‌های گام به گام و همچنین شامل قوانینی است که اقدامات را تنظیم می‌کنند. باید اطمینان حاصل شود که رویه‏ها ملموس، کاربردی و انعطاف‎پذیر باشند زیرا در غیر این صورت، روند برنامه‎ریزی بسیار دشوار خواهد شد.

بودجه

بودجه به برنامه‌هایی اشاره دارد که نتایج مورد انتظار را به صورت عددی نشان می‎دهند. یک کسب‌وکار تنها با تعیین بودجه، اهداف خود را تعیین می‎کند. برای اغلب تصمیمات، اهداف و فعالیت‎ها به تکنیک بودجه‌بندی نیاز داریم.

برنامه

برنامه، مربوط به طرح کلی اهداف تجاری است. در واقع، برنامه نشان‌دهنده دنباله‎ای از رویه‎ها، مجموعه‎ها و سیاست‎هایی است که باید توسط سازمان اجرا شود. برنامه یک شرکت تجاری مجموعه‎ای از فعالیت‌های ضروری را توصیف می‌کند که به صورت سیستماتیک و دارای اولویت هستند. این تلاش‌ها برای دستیابی به اهداف تجاری ضروری‌اند. برنامه‌ها به دو دسته کوتاه مدت و بلند مدت تقسیم می‎شوند. برنامه‏های کوتاه مدت مانند برنامه‌های آموزشی، برنامه‎های ارتقا فروش و برنامه‎های تحقیقات بازارند و برنامه‎های بلند مدت نیز شامل برنامه‎های مربوط به افزایش کارآیی ناظران، گسترش سازمان، نوسازی و… است.

استراتژی

استراتژی‎ها مربوط به یک برنامه عملی کوتاه است که بر دستیابی به الزامات خاص تمرکز دارد. اجرای استراتژی موثر، به دستیابی به اهداف مورد نیاز کمک می‏کند. فرایند تدوین استراتژی بستگی به ماموریت و ارزش‌های سازمان دارد. استراتژی‏ها بسیار موثر بوده و توسط سازمان‎ها برای برآوردن چالش‌های ایجاد شده توسط رقبا در بازار اجرا می‎شوند. استراتژی‎های داخلی و استراتژی‎های خارجی دو نوع استراتژی هستند که توسط تیم مدیریت تدوین شده‌اند.

بسیاری از متخصصان بر این باورند هر برنامه‌ریزی، ۳ ویژگی اساسی زیر را دارد:

۱- ماهیت برنامه‌ریزی به شکلی‌ست که با پیش‎بینی همراه می‎شود. پیش از انجام هر عملی، نیاز داریم نوع کار و چگونگی انجام آن را مشخص کنیم.

۲- برنامه‏ریزي، یک نظام تصمیم‎گیري است .

۳- برنامه‎ریزي بر نتایج مطلوبی تاکید دارد که در آینده به‌دست می‌آید.

برای داشتن یک برنامه‌ریزی دقیق و موثر، باید هدف‌هاي خود را روشن، مشخص و قابل فهم تعریف کنید. برنامه شما باید ساده، جامع، متعادل و در عین حال قابل انعطاف باشد. هر برنامه‌ای باید محدودیت زمانی داشته باشد. در چه بازه‌ای می‌خواهید به هدف‌تان برسید؟ ۳ ماه؟ ۶ ماه؟ ۲ سال؟ این زمان را باید در همان ابتدای کار مشخص کنید. برای داشتن یک برنامه‌ریزی تیمی، حتما باید از نظرات اعضای تیم هم کمک بگیرید و با همکاری یکدیگر، این برنامه را تهیه کنید. همچنین وحدت برنامه‎ریزي باید از سوی مدیران مختلف، مورد تاکید قرار بگیرد.

انواع برنامه‌ریزی تیمی

برنامه‌ تیمی در ۴ بُعد مختلف تعیین می‌شود که شامل بُعد سطح، زمان، قلمرو و استمرار است.

در بُعد سطح، برنامه‌ها به چهار دسته استراتژیک، عملیاتی، تاکتیکی و احتمالی تقسیم می‌شوند. در بُعد زمان هم می‌توانیم برنامه‌ها را به دو گروه کوتاه مدت و بلند مدت تقسیم کنیم. با کمک بُعد قلمرو، می‌توانیم بررسی کنیم که آیا برنامه ما جامع است یا روی بخش مشخصی از سازمان تاثیر می‌گذارد. بُعد استمرار نیز، هیشگی یا یک بار مصرف بودن برنامه‌ریزی تیمی را مشخص می‌کند.

برنامه‌ریزی استراتژیک

این نوع برنامه‌ریزی، اهداف و خطوط کلی و رسالت‎هاي سازمان را در بلند مدت تعیین می‌کند. این نوع برنامه‌ریزي، جامع است و در سطوح عالی سازمان شکل می‎گیرد و چارچوبی مشخص را براي برنامه‌ریزي عملیاتی ترسیم می‌کند.

در واقع، برنامه‌های استراتژیک در مورد چرایی اتفاقات هستند. این کار با تعیین مأموریت و ارائه چشم‎انداز در بالاترین سطح آغاز می‌شود.

برنامه‌ریزی استراتژیک، شامل یک دید کلی در سطح بالا از کل کسب‌وکار است. این امر، پایه و اساس سازمان است و تصمیمات بلند مدت را تعیین می‌کند. محدوده برنامه‌ریزی استراتژیک می‌تواند از ۲ تا ۱۰ سال آینده را در بر بگیرد. اجزای مهم یک برنامه استراتژیک شامل چشم‎انداز، ماموریت و ارزش‌ها هستند.

پس یک برنامه استراتژیک، بلند مدت، جامع و مستمر و همیشگی است.

از مهم‌ترین مزایای برنامه‌ریزی استراتژیک می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

پروژه‎ها با کارآیی بیشتری به پایان می‎رسند، منابع به طور موثرتری مدیریت می‎شوند، اطمینان می‌دهد که مدیران پروژه تصمیمات آگاهانه می‎گیرند و در نهایت شانس موفقیت را هم به شکل چشم‌گیری بیشتر می‌کند.

از معایب برنامه‌ریزی استراتژیک هم می‌توانیم به تغییرات عوامل محیطی و زمان‌بر بودن آن اشاره کنیم. عوامل کلان محیطی گاهی اوقات به سرعت تغییر می‌کنند و این موضوع ممکن است هرگونه برنامه استراتژیک را خنثی کند. اگر سازمان‎ها برنامه‌ریزی استراتژیک را به طور کامل انجام دهند، این کار یک فرایند پرهزینه، سخت و زمان‌بر می‌شود. گاهی اوقات ممکن است پنج سال یا بیشتر طول بکشد تا یک برنامه استراتژیک طراحی و اجرا شود.

برنامه‌ریزی عملیاتی

مک استوری، سخنران رهبری انگیزشی در LinkedIn گفته است: «برنامه‌های عملیاتی در مورد چگونگی اتفاقات است. در این شیوه از برنامه‌ریزی تیمی، دستورالعمل‌هایی برای انجام ماموریت تعیین می‌شود»

این نوع برنامه‌ریزی تیمی معمولا عملکرد روزانه شرکت را توصیف می‎کند. برنامه‌های عملیاتی اغلب به عنوان برنامه‎های یک‌بار مصرف یا برنامه‌های جاری توصیف می‎شوند. برنامه‌های یک‌بار مصرف برای رویدادها و فعالیت‌هایی با یک اتفاق واحد (مانند یک کمپین بازاریابی واحد) ایجاد می‌شود. برنامه‏های در حال اجرا شامل سیاست‌هایی برای نزدیک شدن به مشکلات، قوانین مربوط به مقررات خاص و رویه‎هایی برای حرکت گام به گام به سمت دستیابی به اهداف خاص است.

پس یک برنامه عملیاتی کوتاه مدت، مربوط به بخشی از سازمان و یک‌بار مصرف است.

از مهم‌ترین مزایای برنامه‌ریزی عملیاتی این است که یک شرکت می‌تواند اثر عملیات‌هایش روی سود را تجزیه و تحلیل کند. برنامه‌ریزی عملیاتی وضعیت مالی شرکت را آنالیز کرده، نقاط ضعف را مشخص می‎کند و راه‏هایی برای افزایش سود ارائه می‎دهد.

نقطه ضعف برنامه‌ریزی عملیاتی هم این است که فرایند توسعه آن زمان‌بر است. برخی از مدیران در این فرایند گم می‎شوند زیرا زمان زیادی صرف برنامه‌ریزی می‌کنند اما برای اجرای آن وقت کمی دارند.

برنامه‌ریزی تاکتیکی

استوری همچنین گفت: «برنامه‌های تاکتیکی درباره آنچه قرار است رخ دهد، صحبت می‌کنند. اساسا در سطح تاکتیکی، برنامه‎های متمرکز، مشخص و کوتاه مدت زیادی وجود دارد، جایی که کار واقعی در حال انجام است و از برنامه‌های استراتژیک سطح بالا پشتیبانی می‎کند».

برنامه‌ریزی تاکتیکی از برنامه‎ریزی استراتژیک پشتیبانی می‎کند. این شامل تاکتیک‎هایی است که سازمان برای دستیابی به آنچه در برنامه استراتژیک مشخص شده است، استفاده خواهد کرد. زمان آن معمولا کمتر از یک سال است و برنامه استراتژیک را به بخش‌های قابل اجرا تقسیم می‎کند. برنامه‌ریزی تاکتیکی، با برنامه‌ریزی عملیاتی متفاوت است، زیرا برنامه‎های تاکتیکی سوالات خاصی را در مورد آنچه برای رسیدن به یک هدف استراتژیک باید اتفاق بیفتد، می‌پرسند. برنامه های عملیاتی می‌پرسند که چگونه سازمان به طور کلی کاری را برای انجام مأموریت‌ها و اهداف شرکت انجام می‌دهد.

برنامه‌ریزی تاکتیکی بهتر است در موارد زیر استفاده شود:

  • وقتی تصمیمات تجاری باید به سرعت گرفته شود
  • هنگامی که یک برنامه استراتژیک وضع شده است و یک تیم یا کل کسب‌وکار باید مراحل لازم برای رسیدن به اهداف برنامه استراتژیک را تعیین کند
  • هنگامی که برای شناسایی فرصت‌ها یا جلوگیری از مشکلات باید برنامه مشخص ایجاد شود
  • هنگامی که یک کسب‎وکار یا تیم می‌خواهد نتایج تعیین شده را در کوتاه مدت به دست آورد

به طور خلاصه، برنامه‌ریزی تاکتیکی بیشتر برای اهداف کوتاه مدت استفاده می‎شود. پس برنامه‌‌ریزی تاکتیکی، کوتاه‌ مدت و متمرکز است. برخی از مزایای برنامه‌ریزی تاکتیکی شامل موارد زیرند:

  • این نوع برنامه کمک می‌کند تا استراتژی‌ها به اقدامات تبدیل شوند که در نهایت از شرکت یا تیم در رسیدن به آن اهداف حمایت می‎کند.
  • این برنامه باعث بهبود عملکرد می‎شود، زیرا کارکنان و اعضای تیم، گام‌های عملی برای رسیدن به اهداف برخواهند داشت.

برنامه‌ریزی تاکتیکی به بخش‎ها و تیم‎ها اجازه می‎دهد تا کار خود را در اولویت قرار دهند و به آن‌ها اطمینان می‎دهد که هر کاری که انجام می‌دهند، با استراتژی کلی مرتبط است. همچنین این برنامه مشارکت در سازمان را ترویج می‎کند و می‎تواند مشارکت کارکنان را افزایش دهد.

البته این برنامه‌ریزی تیمی، معایبی هم دارد که باید آن‌ها را هم در نظر بگیرید.

مثلا ایجاد یک برنامه تاکتیکی به زمان نیاز دارد و می‌تواند زمان بیشتری را صرف برنامه‌ریزی نسبت به آنچه در واقع انجام می‌دهید، کند یعنی بیشتر وقت‌تان صرف برنامه‌ریزی شود تا اجرا.

اگر برنامه تاکتیکی گسترده باشد، می‎تواند باعث کند شدن عملیات یک شرکت شود.

لازمه برنامه‌ریزی تاکتیکی آن است که هرکس وظیفه خود را برای اطمینان از تحقق اهداف تیم یا شرکت انجام دهد. اگر یکی از کارکنان یا اعضای تیم کار خود را به موقع انجام ندهد، می‌تواند کل روند را کند کند.

برنامه‌ریزی احتمالی

این برنامه‌ریزی را می‌توانیم جدا از ۳ نمونه قبلی در نظر بگیریم. برنامه‌ریزی‌های احتمالی زمانی به کمک ما می‌آید که اتفاق غیرمنتظره‏ای رخ می‎دهد یا زمانی که چیزی باید تغییر کند. گاهی اوقات کارشناسان تجاری از این طرح‎ها به عنوان نوع خاصی از برنامه‌ریزی یاد می‌کنند. برنامه‌ریزی احتمالی می‎تواند در شرایطی که سازمان نیاز به تغییر دارد، مفید باشد. اگرچه مدیران هنگام انجام هر یک از انواع اصلی برنامه‎ریزی باید تغییرات را پیش‎بینی کنند، اما برنامه‏ریزی احتمالی در مواقعی که تغییرات قابل پیش‎بینی نیستند، ضروری خواهد بود. با پیچیده‌تر شدن دنیای تجارت‏، برنامه‌ریزی احتمالی برای مشارکت و درک، اهمیت بیشتری پیدا می‎کند.

مهم‌ترین اهداف برنامه‌ریزی تیمی چیست؟

از مهم‌ترین اهداف برنامه‌ریزی تیمی می‌توان به تعیین مسیر، تغییر محیط، کاهش تاثیر تغییرات، تدوین استانداردهایی براي تسهیل کنترل، کاهش ضایعات و اضافات و افزایش کارایی و اثربخشی اشاره کرد.

در واقع برنامه‏ریزی در هر سازمان و کسب‌وکاری، برای موفقیت آن ضروری است. هنگامی که یک شرکت دارای فرایند برنامه‌ریزی و برنامه‎ای است که باید دنبال شود، رهبرانش آمادگی بیشتری برای رسیدن به اهداف آینده دارند. وجود برنامه‌ریزی، برای شرکت تمرکز ایجاد کرده و کارکنان را در جهت اهداف مشترک‌ متحد می‎کند. وقتی همه با هم کار می‌کنند، مدیریت زمان و منابع آسان‌تر می‌شود و خیلی دقیق‌تر می‎توان موقعیت شرکت را برای رشد تعیین کرد.

یک جلسه برنامه‌ریزی تیمی خوب باید سه چیز را برای شما به ارمغان بیاورد:

  • ارتباط عالی بین تیم‌های شما برای جلوگیری از شکاف ارتباطی.
  • هماهنگی قوی، به این معنی که اعضای تیم برای دستیابی به منابع رقابت نمی‌کنند یا برای دستیابی به اولویت‌های خود، از روی هم عبور نمی‌کنند.
  • شاخص‌های مهمی که نشان می‌دهد شما و تیم‌تان در مسیر درست قرار دارید.

چه اشتباهاتی در زمان برنامه‌ریزی تیمی اتفاق می‌افتد؟

موفقیت در برنامه‌ریزی تیمی هم مهارتی است که می‌توانید با مطالعه، استفاده از تجربه دیگران یا تجربیات قبلی خودتان، آن را به دست بیاورید. چند اشتباه رایج در برنامه‌ریزی یک تیم وجود دارد که شاید دانستن آن‌ها به شما کمک کند تا برنامه‌ بهتری برای تیم خودتان بچینید.

استفاده نکردن از افراد متخصص

نیروهای خود را بر اساس توانایی، تجربه و تخصص‌شان در جای درست قرار دهید. اگر افراد تیم، در سمت‌هایی کار کنند که خارج از توانمندی‌هایشان باشد، کل برنامه‌ریزی با مشکل مواجه شده و روند رسیدن به تارگت‌های تعیین شده، کند می‌شود.

مشخص نکردن اهداف هوشمند

دومین اشتباهی که بسیاری از کارآفرینان هنگام برنامه‌ریزی برای تیم خود مرتکب شده‎اند این است که اهداف هوشمند را تعیین نکرده‎اند. اهداف هوشمند، اهداف خاصی هستند که به راحتی قابل اندازه‏گیری، دست‌یافتنی، واقع بینانه و محدود به زمان باشند. اعضای تیم شما برای دستیابی به انتظارات‌تان، به چنین اهدافی نیاز خواهند داشت. اگر روی ساخت تیم و برنامه‌ریزی تیمی کار می‌کنید اما اهداف هوشمند ندارید، تلاش‌تان به نتیجه‏ مطلوب‌تان نخواهد رسید.

وجود نداشتن دستورالعمل‌های مشخص برای تیم

اعضای تیم شما برای کار کردن، نیاز به راهنمایی‎هایی خاصی دارند که به آن‌ها در دستیابی به اهداف سازمان کمک می‌کند. وقتی در حال ایجاد برنامه‌ریزی تیمی هستید، همزمان به دستورالعمل‏های خاصی که باید به اعضای تیم ارائه دهید هم فکر کنید. شما باید از تیم خود حمایت کنید.

اهل فن درباره برنامه‌ریزی چه می‌گویند؟

استونر می‌گوید: برنامه‏ریزي یعنی تعیین هدف‌هاي درست و سپس انتخاب مسیر، راه، وسیله یا روش درست و مناسب براي تامین این هدف‌ها. سیریل هودسن نیز در اشاره‌اش به موضوع برنامه‌ریزی گفته: برنامه‏‌ریزي عبارت است از ارائه طریقی براي عملیات آینده که متضمن نتایج معین و با هزینه مشخص و در دوره زمانی معلوم است. راسل آکوف (دانشمند آمریکایی در رشته علوم سامانه‌ها و تحقیق در عملیات) هم می‎گوید: برنامه‎ریزي نوعی تصمیم آینده‎نگرانه است و فرایند تصمیم‎گیري قبل از عمل قلمداد می‌شود.

معروف‌ترین کتاب‌های حوزه برنامه‌ریزی تیمی

کتاب‌های مختلفی در حوزه برنامه‌ریزی تیمی وجود دارد که در سال‌های اخیر، نمونه‌هایی از آن‌ها به فارسی ترجمه شده‌اند.

کتاب «برنامه‌ریزی استراتژیک در سازمان‌های دولتی، عمومی و غیرانتفاعی» نوشته جان ام. بریسون و ترجمه مهدی خادمی گراشی، قربان برارنیا (ادبی)، همچنین کتاب‌های «برنامه‌ریزی نیروی انسانی» اثر مالکوم بنیسون و ترجمه علیرضا جباری، کتاب «برنامه‏ریزی استراتژیک منابع انسانی» اثر آلن بانت با ترجمه دکتر سید محمد اعرابی و سعید موسوی، نمونه‌هایی از کتاب‌های مرتبط به مبحث برنامه‌ریزی تیمی و نیروی انسانی هستند.

برنامه‌ریزی تیمی سنگ بنای کار یک سازمان است. بدون برنامه‌ریزی، هیچ‌گاه نخواهید توانست به اهداف مرتبط با کسب‌وکار خود برسید. مخصوصا اگر سازمان شما از افراد زیادی تشکیل شده باشد، اهمیت داشتن یک برنامه‌ریزی تیمی و سازمانی برای‌تان صد چندان خواهد شد. و البته این نکته مهم را هم فراموش نکنید که برنامه‌ریزی باید برای اهداف مشخص و قابل دست‌یابی باشد.

سوالات متداول
برنامه‌ریزی چیست؟

از اساسی‌ترین و مهم‌ترین بخش‌های مدیریت یک سازمان می‌توان به برنامه‎ریزی اشاره کرد که کمک می‏‎کند تا زمان حال سازمان به آینده آن پیوند بخورد. برنامه‌ریزی مثل یک نقشه راه عمل کرده و سازمان را به اهدافش می‌رساند.

برنامه‌ریزی چه مولفه‌هایی دارد؟

اهداف، سیاست‌ها، رویه‌ها، بودجه، برنامه و استراتژی از مهم‌ترین مولفه‎های برنامه‌ریزی است.

انواع برنامه‌ریزی تیمی کدام‌اند؟

برنامه‌ریزی تیمی از نظر سطح به ۴ دسته استراتژیک، عملیاتی، تاکتیکی و احتمالی، از نظر زمانی به دو گروه کوتاه مدت و بلند مدت، از نظر قلمرو نیز به دو بخش کلی یا جزئی و از نظر استمرار هم به ۲ گروه هیشگی یا یک بار مصرف تقسیم می‌شوند.

چه نوع برنامه‌ه‏ای برای سازمان من مناسب است؟

برنامه‌ریزی تیمی باید متناسب با اهداف، سیاست‌ها، بودجه، نیروهای انسانی و موارد دیگر تنظیم شود. بنابراین یک برنامه واحد برای همه سازمان‌ها نتیجه‌بخش نخواهد بود.

دیدگاهتان را بنویسید